24.02.2020     01.12.2020
  Rechnungsübersicht
Lernen Sie in diesem Blog die Funktion der Rechungsübersicht kennen.


In Ihrer Rechungsübersicht können Sie alle Ihre Rechungen einsehen, bearbeiten, gezielt nach bestimmten Rechungen suchen und einiges mehr. In diesem Blog lernen Sie alle Funktionen kennen.

Übersicht

Zu Ihrer Rechungsübersicht gelangen Sie, indem Sie den Tab 'Rechungen' (1) anwählen und anschliessend auf 'Übersicht & Drucken' (nicht auf der Abbildung sichtbar) klicken. Unter 'Rechungen' (1a) finden Sie nun alle Ihre Rechungen; unter 'Mahnungen' (1b) können Sie alle Mahungen einsehen.

Im Abschnitt Rechungen (1a) finden Sie folgende Funktionen:

  • Suchfenster (2)
  • Datumsfenster (3)
  • Suchfilter (4)
  • Spaltentitel/Ordnungsoptionen (5)
  • Mehr-Menu (6)
  • Rechungsbearbeitungsoptionen (7)
  • Markierkästen (8)

 

Suchfenster (2)

Mit Hilfe des Suchfensters können Sie gezielt nach Rechungen suchen. Durch Texteingabe können Sie sich alle Rechungen anzeigen lassen die zu Ihrem Schlagwort passen. Sie können nach Rechungsnummern, Gesetzen, Patienten, Zuweisern, Versicherungen sowie Stati suchen.

 

Datumsfenster (3)

Dieses Eingabefenster ermöglicht es Ihnen sich alle Rechungen anzeigen zu lassen, deren Austellungsdatum nach dem von Ihnen eingegebenen Datum liegt. Ausnahme bilden hierbei alle Rechungen, welche entweder unbezahlt oder nicht erledigt sind. Diese Rechungen werden immer angezeigt, also auch wenn Sie vor dem von Ihnen gewählten Datum erstellt wurden, damit deren Fertigstellung nicht vergessen gehen kann.

 

Suchfilter (4)

Mittels der Suchfilter könne Sie per Schnellzugriff alle Rechungen, welche diesem Filter entsprechen mit nur einem Klick abrufen. Sie können sich damit beispielsweise alle offenen Rechungen anzeigen lassen, alle in Verzug oder nur alle zurückgewiesenen, indem Sie einfach auf den gewünschten Filter klicken. Hinter jedem Filter steht jeweils in Klammern die jeweilige Anzahl Rechungen welche diesen Status haben.

 

Spaltentitel / Ordnungsoptionen (5)

Die Spaltentitel geben Ihnen jeweils an, welche Information sie in dieser Spalte finden. Durch Anklicken einer der Spaltentitel ordnen Sie Ihre angezeigten Rechungen nach diesem Kiterium. So können die Rechungen etwa nach Rechungsnummer, Datum oder Patient geordnet werden. Spalten mit Wörterwerten werden dabei alphabetisch geordnet. Ein kleines Dreieck neben dem gewählten Ordnungsmerkmal zeigt Ihnen dabei an ob die Treffer aufsteigend oder absteigend geordnet wurden. Durch nochmaliges Anklicken könne Sie von aufsteigend zu absteigend wechseln und umgekehrt.

 

 

Mehr-Menu (6)

Im Mehr-Menu (6) finden Sie einge weitere Funktionen (6a - 6f) für Ihre Rechnungsübersicht. Jede dieser Funktionen ist durch anklicken des Mehr-Menus (6) und anschliessendes auswählen der jeweilig gewünschten Funktion (6a - 6f) zugänglich.

 

Erweiterte Suche (6a):

Klicken Sie auf Erweiterte Suche (6a) öffnen sich 2 weitere Suchfenster. Jedes dieser Suchfenster kann wie das "normale" Suchfenster (2) mittels Texteingabe verwendet werden. Mit ihrer Hilfe können Sie nach mehreren Begriffen gleichzeitig suchen - angezeigt werden Ihnen dann alle Rechungen, welche zu allen Ihren Schlagwörtern passen.

Beispiel: Suchen Sie beispielsweise in der erweiterten Suche nach "Peter" und nach "CSS", so werden Ihnen alle Rechungen angezeigt, welche sowohl Ihr Suchwort "Peter" als auch Ihr Suchwort "CSS" enthalten.

Durch anlicken der X (je eins hinter den beiden zusätzlichen Eingabefenster) können Sie die extra Suchfenster und damit die Erweiterte Suche (6a) wieder schliessen.

 

Referenznummern anzeigen (6b):

Aktivieren Sie die Funktion Referenznummern anzeigen (6b), dann wird zu allen angezeigten Rechungen zusätzlich noch die dazugehörige Referenznummer angezeigt.

Suchfunktionen, Ordnnungsoptionen, Filter etc. können weiterhin normal weiterverwendet werden.

Diese Ansicht können Sie einfach durch nochmaliges anklicken der Funktion Referenznummer anzeigen (6b) wieder deaktivieren. Die Referenznummern werden dann wieder ausgeblendet.

 

Debitorenansicht (6c):

In der Debitorenansicht können Sie den Eingang der Zahlungen Ihrer Debitoren (Kunden, mit ausstehenden Rechnungen/Zahlungen) überprüfen. Dies gelingt in ePhysio ganz einfach mit der automatischen Debitorenkontrolle. Diese Funktion übernimmt schnell und vollautomatisch den Abgleich der noch ausstehenden Rechnungen mit Ihren Zahlungseingängen, sodass Sie wissen, welche Rechnungen schon bezahlt wurden.

Für die Debitorenkontrolle benötigen Sie die Zahlungsdatei Ihrer Bank. Diese können Sie sich in Ihrem E-Banking herunterladen - darin sind alle Zahlungseingänge auf Ihr Konto verzeichnet. Einen genaueren Eintrag zum Herunterladen der Zahlungsdatei finden Sie hier: Debitoren/Zahlungssdatei der Bank

Nachdem Sie sich Ihre Zahlungsdatei heruntergeladen haben, können Sie mithilfe des Buttons Zahlungsdatei der Bank importieren die automatische Kontrolle starten. Durch Anklicken dieses Buttons öffnet sich in einem weiteren Fenster Ihr Explorer, in dem Sie dann die zum Abgleich gewünschte Zahlungsdatei auswählen können. Nun werden alle Rechnungen, die Sie in Ihrer Rechnungsübersicht - respektive der Debitorenansicht - finden, automatisch mittels ihren jeweils eindeutigen Referenznummern (oder QR-Codes) mit allen verzeichneten Zahlungseingängen (in der Zahlungsdatei) abgeglichen.

Auch aus dieser Ansicht kann man durch nochmaliges Anwählen der Funktion (6c) wieder zurück zu der gewohnten Rechnungsansicht kehren.

Zur Debitorenansicht gelangen Sie auch, wenn Sie den Tab Rechnungen (1) anwählen und anschliessend auf Debitoren (nicht auf der Abbildung sichtbar) klicken.

 

 

Auswahl als Excel runterladen (6d):

Mit dieser Funktion können Sie von Ihnen ausgewählte Rechungen als Excel-Datei herunterladen, speichern und danach öffnen. Ihre Auswahl treffen Sie mit den dafür vorgesehenen Markierungskästchen (8).

Durch das Anklicken der Kästchen können Sie die jeweils dazugehörige Rechnung markieren. Diese sind dann mit einem Häkchensymbol innerhalb des Markierungskästchens gekennzeichnet. Wenn Sie nun auf die Funktion Auswahl als Excel runterladen (6d) klicken, wird eine Exceldatei mit allen von Ihnen angewählten Rechungen erstellt. Es öffnet sich ein graues Fenster mit dem Sie Ihre neue Exceldatei dann öffnen oder zuerst auf Ihr Gerät speichern und anschliessend öffnen können. Bestätigen Sie für das Öffnen, respektive Speichern und anschliessend Öffnen im jenem grauen Fenster mit "OK".

Alle Rechungen finden sich nun im Excel-Format in einer Excel-Datei.

 

Leistungen von... bis... als Excel herunterladen (6e):

Mit dieser Option können Sie sich eine Exceldatei von alle Rechungen innerhalb eines von Ihnen gewählten Zeitfenster erstellen lassen. Nach dem Anklicken dieser Funktion im Mehr-Menu (6), erscheint ein Fenster in dem Sie Ihr gewünschtes Zeitfenster angeben können. Geben Sie dazu das Startdatum im "Von-Feld" und das Enddatum im "Bis-Feld" im Format TT.MM.JJJJ ein. Bestätigen Sie anschliessend mit dem Excel erstellen-Button.

Auch hier wird wie bei der Funktion 6d (Auswahl als Excel herunterladen) hinterher ein graues Fenster erscheinen, in dem Sie zwischen "Datei öffnen" und "Datei speichern" auswählen können. Bestätigen Sie ihre Wahl danach mit "OK".

 

Auswahl als PDF herunterladen (6f):

Analog zur Funktion Auswahl als Excel herunterladen (6d) können Sie hier mithilfe der Markierungskästchen (8) Ihre Auswahl an Rechungen treffen, welche Sie gerne als PDF herunterladen würden. (Das Anklicken der Kästchen markiert die dazugehörige Rechung - alle markierten Rechungen können Sie an den Häkchensymbolen innerhalb der Markierungskästchen (8) erkennen.) Um Ihre ausgewählten Rechungen nun als PDF herunterzuladen, klicken Sie anschliessend einfach auf die Funktion Auswahl als PDF herunterladen (6f). Wie bei den Exceldateien erscheint auch hier ein graues Fenster in dem Sie das Öffnen, respektive das Speichern der gewünschten Rechungsdateien als PDF mit "OK" bestätigen können

Für jede ausgewählte Rechung wird eine eigenständige PDF-Datei erstellt.

 

Rechnungsbearbeitungsoptionen (7)

Mithilfe der Rechungsbearbeitungsoptionen (7a - 7g) können Sie gezielt eine einzelne Rechung bearbeiten. Die verschiedenen Möglichkeiten (7a - 7g) können jeweils durch Anklicken des Bearbeitenkästchens (7) von der zu bearbeiten gewünschten Rechnung und anschliessendem Auswählen der angestrebten Funktion (7a - 7g) ausgeführt werden.

Je nach Status der Rechung finden Sie dem Status entsprechende, leicht andere Optionen vor.

Optionen für offene Rechungen

 

Optionen für pendente Rechungen (gesendet) & pendente Rechungen (im Verzug)

Optionen für pendente Rechungen (storniert)

 

Optionen für bezahlte Rechungen

 

Für zurückgewiesene Rechnungen finden Sie bei den Bearbeitungsoptionen noch die Option Rechung ist erledigt. Mit ihr lassen sich zurückgewiesene Rechungen aus dem Ordner zurückgewiesener Rechungen entfernen.

Die genaue Anwendung finden Sie im Blog zu den Rückweisungen:

Rückweisungen

 

Rechung öffnen/senden (7a):

Durch Anklicken dieser Funktion, können Sie die jeweilige Rechnung öffnen, beabeiten und anschliessend mitsamt Verordnung an die zugehörige Versicherung senden.

Einen genaueren Eintrag zum Versenden von Rechungen an die Versicherungen finden sie unter diesem Eintrag:

Rechnung an Versicherungen senden

 

Rechung kopieren (7b):

Mithilfe dieser Funktion, können Sie eine Kopie der von Ihnen ausgewählten Rechnung erstellen. Bei dieser Kopie handelt es sich jeweils um einen neuen Rechungseintrag, den Sie bearbeiten und speichern können. Dies kommt zur Anwendung, wenn Sie beispielsweise Korrekturen in einer bereits versendeten Rechung vornehmen müssen oder schlichtweg einen neuen, ähnlichen Eintrag machen wollen.

Ein Beispiel der praktischen Anwendung dieser Funktion finden Sie im folgenden Blog:

Rückweisungen

 

Serie fortsetzen (7c):

Mit dieser Option, können Sie die Serie, welche in Ihrer angewählten Rechnung verrechnet wird, ganz einfach fortsetzen lassen. Dies ist sehr hilfreich, wenn es sich bei der verrechneten Verordnung um eine Verordnung über einen längeren Zeitraum handelt, welche periodisch abgerechnet wird.

Am jeweiligen Abrechnungsdatum (beispielsweise am Ende eines jeden Monats) können Sie mit dieser Funktion die Verordnungsserie für die jeweils nächste Abrechungsperiode (in diesem Beispiel den nächsten Monat) fortsetzen. Dabei wird für die neue Periode (Abrechungsdatum 1 - Abrechungsdatum 2) eine neue Rechnung erstellt (mit neuer eigenständiger Referenznummer) - diese ist eine Kopie der letzten Rechnung, nur ohne die Leistungseinträge der letzen Periode. Der Beginn der Serie (Erste Sitzungsnummer) ist darin bereits korrekt eingestellt.

Die neue Rechung für die neue Periode können Sie dann wie gewohnt speichern und der Versicherung zusenden.

Einen genauere Eintrag dazu finden Sie hier:

Periodische Abrechung / Serie fortführen

 

Neue Rechung (7d):

Mit der Funktion Neue Rechung (7d) können Sie eine neue Rechung für den Patienten der jeweiligen Rechnung erstellen. Es wird dann ein neuer Rechungseintrag für den jeweiligen Patienten erstellt, in welche Sie wie üblich alle nötigen Daten eintragen können. Anschliessend können Sie diesen Eintrag speichern und wenn gewünscht auch gleich an die Versicherung senden.

 

PDF anzeigen (7e):

Diese Option erlaubt es Ihnen, sich die ausgewählte Rechung als PDF Datei anzeigen zu lassen. Das dann geöffnete Dokument können Sie auch herunterladen. (Falls Sie mehrere Rechungen als PDF-Dateien herunterladen möchten, können Sie dazu die Funktion Auswahl als PDF herunterladen (6f) verwenden.)

 

Rechnungen gesendet/pedent (7f):

Durch das Anwählen dieser Funktion, können Sie den Status der Rechnung, die Sie gerade bearbeiten, manuell von offen (nicht gesendet) zu pendent (gesendet) umändern. Diese Statusänderung passiert aber auch automatisch, sobald Sie eine offene Rechung an die Versicherung übermittelt haben.

Sie können auch den Status von Rechungen, welche den Status akzeptiert (bezahlt) haben, wieder zu pendent (gesendet) wechseln. Eine solche Umänderung passiert ohne Ihre manuelle Bearbeitung nicht. (Da bei bezahlten Rechungen normalerweise schon eine Rechung an die Versicherung vermittelt wurde.)

Sie können manuell mithilfe der Funktionen 7f, 7i & 7j zwischen folgenden Stati wechseln: offen(gesendet)<->pendent (gesendet)<->akzeptiert(bezahlt)<->pendent(storniert)

Das manuelle Ändern der Stati dient vorallem Ihrer persönlichen Übersicht. Dies kann beispielsweise für Prozesse genutzt werden, die nicht über das Programm laufen, respektive nicht elektronisch abgerechnet werden. So können Sie zum Beispiel bei Barzahlungen oder mündlichen Abmachungen die Bezahlungsangaben in eLogo manuell ändern.

 

Rechnung löschen (7g):

Mit dieser Funktion können Sie den Rechungseintrag, dessen Bearbeitungskästchen (7) Sie angeklickt haben, löschen.

(Löschbar sind nur offene Rechnungen)

 

Mahnung erstellen (7h):

Wurde eine Rechnung nicht fristgemäss bezahlt, können Sie eine Mahnung für diese Rechnung erstellen. Nachdem Sie diese Funktion angeklickt haben, öffnet sich die Rechnung.

Unter der Rubrik "Generelle Angaben" können Sie Angaben zu der Mahnung machen. Dazu gehören Mahnungsdatum, -nummer, -betrag sowie -grund. Speichern Sie die Eingaben, nachdem Sie die nötigen Angaben eingetragen haben am Ende der Seite.

Die Rechnung hat nun den Status pendent (gesendet, #x gemahnt) (# = Nummer der Mahnung) und ist auch unter demTab Mahnungen (1b) aufzufinden.

 

 

 

Damit die Versicherung, respektive der Patient (je nachdem wie die Versicherung und somit die Zahlung stattfindet), die Mahnung erhält, muss Sie nicht nur gespeichtert, sondern auch gesendet werden. Klicken Sie dazu auf den Tab An Versicherng senden/An Patient senden und anschliessend auf den grünen Button An Versicherung übermitteln/An Patient senden. Geht die Rechung an die Versicherung können Sie zusätzlich noch dem Patienten eine Kopie zustellen lassen. Geht Sie direkt an den Patienten, können Sie durch Anklicken auswählen, ob Sie ihm diese per Mail oder Post zustellen wollen, oder ob Sie sie selber ausdrucken wollen.

 

Sollten Sie die Mahnung nur gespeichert haben, können Sie diese immer noch im nachhinein senden, indem Sie entweder in der Rechnungsübersicht auf den Status der Rechung oder in den Mahnungen (1b) auf die Rechung klicken. Dies führt Sie dann wieder zur geöffneten Rechnung, wo Sie im Tab An Versicherung senden/An Patient senden die Mahnung verschicken können.

 

 

Sobald die Mahnung auch gesendet ist, wechselt ihr Status in der Mahnungsübersicht (1b) (und in der Rechungsübersicht) von offen(nicht gesendet) zu pendent (gesendet).

Achtung: Der Status einer gespeicherten Mahnung kann auch über das Bearbeitungskästchen der jeweiligen Mahnung/Rechnung in der Mahnungsübersicht (1b) von offen (nicht gesendet) zu pendent (gesendet) geändert werden. Dies führt aber nicht zur Sendung der Mahnung an die Versicherung, respektive den Patienten durch ePhysio - eine solche Statusänderung dient lediglich Ihrer persönlichen Übersicht. Diese Funktion ermöglicht Ihnen beispielsweise den Status zu ändern, wenn die Weiterleitung der Mahnung nicht elektronisch/über ePhysio (z.B. mündlich) stattgefunden hat.

 

Rechnung wurde bezahlt (7i):

Mit Rechnung wurde bezahlt (7i) können Sie manuell den Status einer pendent (gesendet)-Rechnung oder einer akzeptiert (storniert)-Rechnung auf pendet (bezahlt) ändern.

 

Rechnung stornieren (7j):

Mit dieser Funktion können Sie eine Rechnung stornieren. Der Status der Rechnung wechselt dann auf pendent (storniert).

 

Email senden (Rechnungskopie) (7k):

Diese Funktion lässt Sie per Mail eine Rechungskopie an den Patienten senden. Dies ist möglich wenn die Rechnung pendent ist und an die Versicherung gesendet wurde, respektive gerade von dieser bearbeitet wird.

Damit diese Funktion zugänglich ist, muss für den Patienten der Rechnung eine Email-Adresse hinterlegt sein. Ist dies nicht der Fall, steht anstatt Email senden (Rechnungskopie), Email senden (keine Emailadresse) und die Schrift erscheint ausgegraut.

Um eine Email-Adresse für einen Patienten hinzuzufügen, können Sie auf den gewünschten Patientennamen klicken. Anschliessend gehen Sie im Tab Info auf den Button Ändern. Danach können Sie alle Personalien der Patientin anpassen, indem Sie edie jeweilig dafür vorgesehenen Felder mit Daten füllen oder ändern. Im Feld Email können Sie die Email-Adresse des Patienten angeben.

Wichtig:

- Um dem Patienten Rechnungskopien (TP), TG-Rechnungen und Mahnungen per Email zusenden zu dürfen, muss dieser ausdrücklich zustimmen, da der Emailanbieter des Patienten die Rechnungen/Mahnungen möglicherweise sehen kann. Haben Sie die Zustimmung, können Sie durch Anklicken ein Häckchen im Feld Erlaubt Rechnungskopie per Email setzen. Ist eine Emailadresse angegeben und die Zustellung erlaubt, ist die Funktion Email senden (Rechungskopie) (7k) für die Rechungen dieses Patienten nutzbar.

- TP-Rechnungen werden NIE per Mail versendet, sondern direkt elektronisch der Versicherung zugestellt. Sie können die Rechnungskopie auch per Post senden lassen.

 

 

Markierungskästchen (8)

Wie bereits in den Funktionen 6d & 6f beschrieben, kann mithilfe der Markierungskästchen (8) eine Auswahl an Rechnungen getroffen werden, für die dann gleichzeitig eine gleiche Aktion ausgeführt werden kann. Eine Rechung nimmt man in die Auswahl, indem man das Markierungskästchen in der Zeile der gwünschten Rechnung anklickt. Alle ausgewählten Rechnungen sind mit einem Häkchensymbol in dem jeweiligen Markierungskästchen (b) gekennzeichnet. Durch Anklicken des Häckchensymbols über allen Markierungskästchen (a), lassen sich alle Rechnungen in der Rechnungsübersicht gleichzeitig markieren. Durch wiederholtes Anwählen des Häckchens (a) "entmarkieren" Sie alle Rechnungen wieder.

 

Mahnungen (1b)

Im Abschnitt Mahnungen (1b) finden Sie eine Übersicht aller erstellten Mahnungen.

Wie auch in der Rechungsübersicht, gibt es in der Mahnungsübersicht ein Suchfenster (2), ein Datumsfenster (3), Spaltentitel/Ordnungstitel (5), Bearbeitungsoptionen (7), sowie Markierungskästchen (8). Diese Funktionen werden genau gleich verwendet, wie in der Rechungsübersicht.

Neben den bereits bekannten Spaltentiteln, finden Sie bei den Spaltentiteln/Ordnungstiteln (5) die Überschrift Level. Diese Spalte gibt an, um die wievielte Mahnung es sich für die betroffene Rechnung handelt. (#x, wobei x die Nummer der Mahnung). Für jede Mahnung gibt es also einen neuen Mahneintrag, auch wenn es sich um Folgemahnungen für die gleiche Rechnung handelt.

Beispiel:

 

 

Für die Rechnung mit der Rechnungsnummer 707248 gab es bereits 3 Mahnungen (#1 - #3), wobei jede Mahnung ihren eigenen Eintrag in der Mahnübersicht hat.

In den Bearbeitungsoptionen (7) finden Sie je nach Status der jeweiligen Mahnung folgende Möglichkeiten.

Bearbeitungsoptionen für offene (nicht gesendete) Mahnungen

Bearbeitungsoptionen für pendente (gesendete) Mahnungen

Bearbeitungsoptionen für akzeptierte (bezahlte) Mahnungen

 

a) Nächste Mahnung:

Wurde eine bestehende Mahnung nicht fristgerecht wahrgenommen, können Sie mithilfe dieser Funktion, für die betroffene Rechnung eine Mahnung mit dem nächsten Level (z.B. 2. Mahnung nach einer 1. Mahnung) erstellen. Durch Anklicken dieser Option, öffnet sich die zugehörige Rechnung, und Sie können wie gewohnt (siehe Mahnung erstellen 7h) eine weitere Mahnung erstellen.

b) Rechnung wurde bezahlt & c) Rechnung wurde gesendet:

Mit diesen beiden Funktionen können Sie die Stati der Mahnungen manuell zu pendent (gesendet) und akzeptiert (bezahlt) ändern. Achtung: Eine solche Änderung dient lediglich Ihrer persönlichen Übersicht - so führt eine solche Änderung des Status zu pendent (gesendet) NICHT zum tatsächlichen versenden der Mahnung über ePhysio. Diese Möglichkeit ist beispielsweise nützlich bei Änderungen, die nicht über ePhysio, sondern z.B. mündlich oder manuell getätigt wurden.

d) PDF anzeigen:

Diese Option erlaubt es Ihnen, sich die ausgewählte Mahnung als PDF Datei anzeigen zu lassen. Das dann geöffnete Dokument können Sie auch herunterladen.

Falls Sie für mehrere Mahnungen gleichzeitig eine PDF-Datei erstellen wollen, können Sie dies mit der Funktion PDF erstellen (9) tun. Dazu müssen Sie einfach mithilfe der Markierkästchen (8) alle gewünschten Mahnungen markieren. Durch Anklicken des Buttons PDF erstellen (9), werden dann für jede Mahnung Ihrer Auswahl die Mahnung, die Rechnungsdetails, sowie der Rückforderungsbeleg in 3 separaten PDF-Dateien erstellt und heruntergeladen. 

e) Mahnung löschen:

Mit Mahnung löschen (e) können Sie eine erstellte, aber noch nicht versendete Mahnung wieder löschen (Status offen (nicht gesendet)). Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie den Mahungsentwurf fälschlicherweise erstellt haben. 

f) Email senden (Mahnung):

Diese Funktion lässt Sie per Mail eine Mahnungskopie an den Patienten senden. Dies ist möglich wenn die Mahnung pendent ist und an die Versicherung gesendet wurde, respektive gerade von dieser bearbeitet wird.