22.02.2018     06.05.2019
  Logiciel du praticien: qu'est-ce qui est important?
Que dois-je attendre d’un logiciel de facturation?


Le choix d’un logiciel adapté pour la facturation électronique des caisses maladies n’est pas une chose aisée. C’est pourquoi nous avons rassemblés les points les plus importants afin de vous aider à prendre la bonne décision.

La transparence des coûts

Soyez sûr de connaître tous les moindres coûts. En plus des frais de licence, vous serez très souvent facturé par factures envoyées, le support et les mise à jours. Le plus simple est donc de prendre un abonnement annuel qui inclut directement l’envoi des factures dans son prix (forfait). Ainsi, vous êtes certain du montant qui reste à payer au final.

L’installation et les mises à jour

Les mises à jours de logiciels et les installations sont fastidieuses et exigent pas mal de temps. Comme indiqué plus haut, celles-ci peuvent entraîner des coûts supplémentaires. Le mieux est de sélectionner une solution en ligne:

  • aucune installation n’est nécessaire
  • que vous soyez sur Mac ou Windows n’a pas d’importance
  • toutes les mises à jour sont effectuées sans votre intervention, afin qu'elles soient toujours à jour (ce qui est particulièrement important si les positions tarifaires changent, si de nouveaux assureurs sont ajoutés, si des erreurs sont corrigées, etc.)
  • vos données sont souvent mieux protégées, car une équipe en prend un soin particulier

Gestion centralisée des données 

Les applications modernes supportent la gestion de vos données en important toutes les données pertinentes de manière centralisée et sans intervention de votre part. Il est important de s'assurer en particulier que vous disposez par exemple d'une base de médecins complète, y compris des numéros RCC et GLN. Sinon, vous devrez toujours rassembler toutes les informations. D'autres données sont importantes:

- La liste de toutes les assurances avec prestations assurées (LAMal, LAA, etc.)

- La liste de tous les tarifs (y compris LiMA et, le cas échéant, le tarif 590) avec les points d'impôt

- La liste de toutes les causes de traitement

- La liste de toutes les lois (LAMal, LAA, LAA, LAI, etc.)

Contrôle automatique du débiteur

Le contrôle des comptes clients est probablement l'une des tâches les plus rébarbatives. Ainsi, l'exécution automatisée de celui-ci constitue l'une des caractéristiques les plus importantes du logiciel.

En Suisse, cela n'est généralement possible que par l'intermédiaire du bulletin de versement orange, car c'est le seul moyen d'affecter clairement une facture à un paiement. Comme le bulletin de versement est gratuit, il vaut toujours la peine d'y apporter une modification. Vérifiez donc si votre logiciel peut gérer le bulletin de versement orange, vous économiserez votre temps et vos nerfs.

Note: assurez-vous également que le logiciel est compatible avec la nouvelle norme ISO20022, sinon le contrôle des comptes clients sera infructueux.

Validation des performances

Qui n'en a pas eu fait l'expérience? Une simple erreur imprudente peut entraîner un refus de paiement, comme par exemple lorsque trop de séances ont été facturées ou lorsque l'assurance ne couvre pas du tout le dommage.

Ici aussi, vous pourrez mettre le logiciel à l'épreuve et voir la façon dont il vous soutient activement. Entre autres choses, les systèmes les plus récents peuvent détecter seuls les éléments suivants et réduire par la même occasion le taux de rejet:

- Nombre correct de séances

- Notez si la prestation n'est pas couverte par l'assurance (p. ex. une maladie n'est pas couverte par la SUVA).

- Vérification de tous les points tarifaires

- Validation des combinaisons autorisées selon la convention collective

- Validation de toutes les informations requises telles que la date de l'accident, le numéro d'accident, la date de la facture, l'ordonnance/prescription.

- Vérification des erreurs courantes de négligence : numéro AVS incorrect, prestations facturées avant la date de l'accident, etc.

Exportation de données

Il est très difficile de reproduire une comptabilité conforme à la loi dans un logiciel, c'est pourquoi la plupart des logiciels d'usage y renoncent. Par conséquent, assurez-vous que vous pouvez au moins exporter toutes les données (chiffres) du logiciel vers Excel, afin de pouvoir les intégrer facilement dans un programme comptable comme Banana. Ceci est particulièrement important si vous effectuez des paiements de salaire aux employés qui en dépendent. De plus, il est souvent pratique d'exporter toutes les données des patients afin de pouvoir leur écrire directement.

L'agenda est lié à la saisie des activités   

Un agenda n'est généralement utile que s'il est basé directement et uniquement sur les heures de travail. Dans ce cas, seuls les rendez-vous doivent être correctement saisis et la facture, quant à elle, est créée presque automatiquement. Il est également important de nos jours que l'agenda puisse être lié à Outlook ou à l'iPhone. De cette façon, vous avez toujours une vue d'ensemble complète de tous vos rendez-vous, qu'ils soient privés ou professionnels.

Documentation

La documentation devient de plus en plus importante dans le secteur des soins relatifs à la santé, car vous êtes responsable auprès de divers personnes; comme le patient, le médecin traitant/prescripteur et la compagnie d'assurance. Pour cette raison, il est important que les logiciels pratiques vous soutiennent dans ce processus. Les caractéristiques importantes sont, par exemple, les modèles de lettres, la possibilité d'imprimer au format PDF, les résultats, etc. À nos yeux, il est important que de telles caractéristiques soient plutôt souples et ne fassent pas l'objet de spécifications trop strictes.