06.02.2019     11.10.2021
  Gestion automatique des débiteurs
Comment vérifier que les factures ont bien payées?


Dans la fenêtre débiteurs, vous pouvez cotrôler les entrées des paiements de vos débiteurs (clients/patients avec des factures ouvertes). Ceci est facilement réalisable dans ePhysio avec le contrôle automatique des débiteurs. Cette fonction compare rapidement et entièrement automatiquement les factures en suspens avec vos paiements entrants, de sorte que vous savez quelles factures ont déjà été payées.

Vous pouvez accéder à la vue des comptes débiteurs en cliquant sous"Débiteurs" dans le menu "Factures".

 

 

Fichier des paiements bancaires

Pour le contrôle automatique des débiteurs, vous avez besoin du fichier contenant les paiements de votre banque. Tous les paiements entrants sur votre compte sont enregistrés dans ce fichier.

Vous pouvez télécharger votre fichier de paiements (fichier BVR/relevé de compte) dans votre e-banking. Selon la banque, ce fichier se trouve à un endroit légèrement différent dans l'e-banking: Paiements > Transferts de fichiers > Encaissements BVR ou dans documents. 

ASTUCE : Si vous ne trouvez pas ce fichier dans l'e-banking de votre banque, il est facile à trouver via une requête Google.

 

Exemple BCGE:

 

Il est important que le fichier de paiements ait toujours un certain format pour qu'eLogo puisse le lire et l'utiliser pour le contrôle automatique des comptes débiteurs.

Les formats possibles sont les suivants :

  • CAMT.054
  • V 11

 

Contrôle automatique des débiteurs

Après avoir téléchargé votre fichier de paiement, vous pouvez lancer le contrôle automatique en cliquant sur le bouton "Importer le fichier de de la banque". En cliquant sur ce bouton, votre explorateur s'ouvre dans une autre fenêtre, où vous pouvez alors sélectionner le fichier de paiement que vous souhaitez importer dans eLogo.

 

Désormais, toutes les factures que vous trouvez dans votre aperçu des factures - ou dans la vue patient- sont automatiquement comparées à tous les paiements entrants conenus dans le fichier de paiement au moyen de leurs numéros de référence uniques respectifs (ou codes QR).

eLogo crée ensuite un journal de paiements pour vous à partir de cette comparaison. Il s'agit d'un fichier Excel contenant tous les paiements entrants (factures payées et partiellement payées). Vous pouvez l'imprimer afin de le conserver pour votre propre gestion administrative, par exemple.

En outre, eLogo change automatiquement le statut des factures en attente dont le paiement a été vérifié avec le contrôle automatique des débiteurs en accepté (payé) ou en attente (partiellement payé), s'il s'agit d'un montant partiel lors d'un paiement échelonné.

Le statut des factures peut également être modifié "manuellement" à l'aide de l'icône de traitement. Il est utilisé si le paiement ne passe pas par eLogo - c'est-à-dire que le paiement ne passe pas par la banque et n'est donc pas visible dans le fichier de paiements (par exemple, les paiements en espèces).

 

Einen genaueren Eintrag zur manuellen Änderung des Rechnungsstatus und den anderen Funktionen im Bearbeitungskästchen finden Sie hier:

Einen Eintrag zur Ratenzahlung/Zahlungen die nicht über die Bank laufen finden Sie hier: