20.07.2020     23.11.2020
  Termin absagen
In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie abgesagte Termine in ePhysio handhaben können und wie Sie Einträge aus Ihrer Agenda löschen.


Es kann vorkommen, dass ein/e PatientIn einen Termin absagt. Dies können Sie in eLogo ganz einfach verzeichnen und die Verrechnung entsprechend handhaben.

Termin absagen

Um einen Terrmin in Ihrer Agenda als abgesagt zu markieren müssen Sie zunächst auf den besagten Termin klicken. Daraufhin öffnet sich ein Fenster zu dem Termin. Klicken Sie nun auf das orange Feld Aktionen (1) und wählen Sie anschliessend die Option Absagen/Löschen (2).

Nun haben Sie mehrere Optionen/Funktionen zur Verfügung:

  - Termin nicht verrechnen

Wenn Sie lediglich auf den orangen Button Absagen (4) klicken, wird keine Leistung für diesen Termin verrechnet. Der Termin ist simpel abgesagt, und für die entprechende Sitzung kann ein Nachholtermin eingetragen werden.

Wollen Sie die betroffene Sitzung nicht nachholen, können Sie erwartete Anzahl Sitzungen der Serie um eine Sitzung verkürzen. Dies gelingt Ihnen, indem Sie die Option Verordnung um eine Sitzung verkürzen (Sitzung wird nicht nachgeholt) (2) anwählen, bevor Sie die Absage mit dem Button Absagen (4) bestätigen und ausführen.

Termine, die Sie nicht zu verrechnen planen, können Sie zudem mit der Auswahl Option Termin aus der Agenda entfernen (3) auch gleich aus Ihrer Agenda löschen.

Das Löschen eines abgesagten nicht verrechneten Termins ist auch noch nachträglich möglich. Klicken Sie dazu auf den Eintrag des abgesagten Termins in Ihrer Agenda und bestätigen Sie mit löschen.

 - Termin verrechnen (1)

Wählen Sie Termin verrechnen (1), stehen Ihnen 2 Arten der Verrechnung zur Auswahl.

   1a) Geplante Leistungen verrechnen:

Die geplanten Leistungen des betroffenen Termins werden auf die aktuelle Rechnung verbucht - die Kosten gehen in diesem Fall zu Lasten der Krankenkasse. Für die gezahlte aber nicht stattgefundene Sitzung der entsprechenden Serie kann in der Agenda ein neuer Termin zum Nachholen eingetragen werden. Die Serie wird also nicht gekürzt.

   1b) Termin privat verrechnen:

In diesem Fall wird eine neue private Rechnung erstellt - somit also dem Patienten privat verrechnet. Bei den verrechneten Kosten handelt es sich um einen Pauschalpreis. Diese Option ist allerdings nur sichtbar, wenn Sie eine Behandlungsvorlage mit privaten Leistungen haben (z.B. "Unentschuldigte Absenz"). 

Diese Art der Verrechnung ist standardmässig bereits angewählt, wenn die Absage weniger als 24h vor dem Termin erfolgt.

Im Falle der privaten Verrechnung können Sie im Gegensatz zur Verrechnung über die Krankenkasse zusätzlich noch die Option Verordnung um eine Sitzung verkürzen (Sitzung wird nicht nachgeholt) (2) anwählen und die betroffene Serie so um eine Sitzung kürzen.

Bestätigen Sie auch hier die Absage mit dem Button Absagen (4).

 

 

Abgesagte Termine bleiben bei einer Absage grundsätzlich (falls nicht absichtlich manuell gelöscht (Termin aus Agenda entfernen (3))) in der Agenda ersichtlich. Im Gegensatz zu stattfindenden Terminen erscheinen diese transparent und weisen ein rotes Kreuz am rechten Ende des Eintrags auf. Optional im Feld Beschreibung (5) notierte Gründe oder Informationen sind ebenfalls im transparenten Agendaeintrag ersichtlich.

Möchten Sie den Zeitslot mit einem anderen Termin belegen, können Sie den abgesagten Eintrag ganz einfach nach oben oder unten verschieben.

Termin löschen

Möchten Sie einen Termin lediglich löschen (z.B. bei einem Fehleintrag) so können Sie dies mit der Option Termin aus der Agenda entfernen (3) tun. Wählen Sie diese Option an, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit auch noch alle zukünftigen Termine der betroffenen Serie aus Ihrer Agenda zu entfernen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem orangen Button löschen.

Diese Möglichkeiten steht Ihnen auch bei Einträgen abgesagter Termine (transparent angezeigt) noch zur Verfügung.

Leistungen verrechnen

Wenn Sie keine Auswahl treffen und einfach auf Absagen klicken unten rechts, wird keine Leistung verrechnet und der Termin ganz simpel abgesagt. Der Termin bleibt in der Agenda ersichtlich, erscheint nun aber transparent mit einem roten Kreuz als Indikator. Im Feld Beschreibung können Sie optional einen Grund angeben. Um den Zeitslot wieder für neue Termine freizugeben, können Sie den Termin ganz einfach nach oben oder unten verschieben.

Möchten Sie den Termin verrechnen, so haben Sie zwei Optionen:

  • Die Leistungen werden auf die aktuelle Rechnung verbucht. In diesem Fall gehen die Leistungen zu Lasten der Krankenkasse
  • Es wird eine neue, private Rechnung erstellt und die Leistung somit direkt dem Patienten verrechnet. Diese Option ist allerdings nur sichtbar, wenn Sie eine Behandlungsvorlage mit privaten Leistungen haben (z.B. "Unentschuldigte Absenz). 

Diese Option ist standardmässig ausgewählt, wenn die Absage weniger als 24h vor dem Termin erfolgt.

 

Verordnung verkürzen

Wenn Sie keine Leistungen verrechnen, können Sie zusätzlich entscheiden, ob der Patient die betroffene Sitzung nachholt oder nicht. Falls nein, können Sie gleich die Serie verkürzen. Dies ist wichtig für den Überblick, um zu sehen, wann die Behandlung tatsächlich fertig ist. Die erwartete Anzahl der Sitzungen auf der Verordnung wird dann nämlich verkürzt, so dass sichtbar wird, dass die Rechnung z.B. schon nach 8 statt 9 Sitzungen gesendet werden kann:

 

Nun wird die Verordnung auf der Rechnung entsprechend um eine Sitzung verkürzt: